نرم افزار مدیریت پروژه
مدیریت و کنترل پروژه های یک سازمان، به معنی بکارگیری دانش، مهارت ها و ابزار های لازم در جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیاز ها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. سیستم ها و سامانه های نرم افزاری کنترل پروژه به همین منظور و برای مدیریت و کنترل پروژه به سازمانها کمک خواهد کرد. این نوع سامانه ها در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرند و می توانند به ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل شوند.
هر سازمانی برای پیشبرد برنامه های بلند مدت آتی خود نیاز به ایجاد و استقرار زیرساختهای مدیریت پروژه برای بهره برداری بهتر از منابع و هزینه ها و زمان خود دارد.
قابلیتهای زیر سیستم تدوین پروژه
در این مرحله اطلاعات پایه ای در سیستم تعریف می گردد
- کمیته ها شامل انواع کمیته ها یا دسته بندی های روی پروژه ها
- واحدهای مجری شامل انواع واحد مجری
- وضعیتهای پروژه : شامل وضعیت های پروژه (باز /بسته / معلق/..)
- اولویتها شامل اولویت های بالا و متوسط و پایین و ..
- شیوه های اجرا ( انواع شیوه های اجرا مثلا ، قراردادی ، فاکتوری و….)
تدوین پروژه ها
در این مرحله طبق استاندارد PMBOK مانند آنچه سامانه های پلن پروژه مثل MSP انجام میشود می توانید پروژه های خود را تدوین نمایید.
زمانی به این ماژول نیاز دارید که نمی دانید زمان انتهای پروژه و CPM پروژه چیست و با تخمین زمان هر یک از مراحل و نیز محاسبه تقدم و تاخر پروژه ها به محاسبه زمان اصلی پروژه خواهید رسید
- تعریف ساختار درختی WBS پروژه شامل مراحل پروژه
- تعریف Duration هر مرحله
- تعریف تقدم مراحل نسبت به هم به صورت FF , FS , ST , SS و با احتساب lag
- تعریف MileStone های پروژه
- تعریف تقویم کاری پروژه شامل روزهای تعطیل تقویم شمسی (پیش فرض روزهای پنج شنبه و جمعه)
- لحاظ کردن اتوماتیک تعطیلات رسمی ایران شامل تعطیلات مناسبتای شمسی و قمری
- محاسبه اتوماتیک زمان شروع و پایان هر مرحله و کل پروژه به صورت تاریخهای شمسی
- تعریف resource های شرکت مشترک در همه پروژه ها
- تعیین resource برای هر مرحله
گزارشات زیر سیستم تدوین
- نمودار گانت چارت
- نمودار شبکه Network Diagram شامل CPM (مسیر بحرانی پروژه)
- جدول منابع پروژه و منابع Overload
- جدول هزینه مراحل و کل پروژه بر اساس هزینه مصرف منابع
زیر سیستم کنترل پروژه ها
این زیر سیستم می تواند همراه و یا بدون همراهی زیرسیستم تدوین اجرا شود. در صورتی که از زیرسیستم تدوین همین محصول استفاده شود، شناسنامه تدوین شده پروژه ها و مراحل آن به این زیرسیستم و به صورت اتوماتیک منتقل می شود ولی در صورتی که از زیر سیستم تدوین استفاده نشود می توانید مراحل پروژه ها را به صورت دستی وارد سیستم کنید یا از فایلهای MSP دریافت نمایید.
هر پروژه می تواند شامل چند مرحله یا task باشد . این مراحل می توانند چند سطحی بوده و ساختار درختی داشته باشند. در صورتی که از زیرسیستم تدوین همین محصول استفاده شود، شناسنامه تدوین شده پروژه ها و مراحل آن به این زیرسیستم و به صورت اتوماتیک منتقل می شود ولی در صورتی که از زیر سیستم تدوین استفاده نشود می توانید مراحل پروژه ها را به صورت دستی وارد سیستم کنید یا از فایلهای MSP دریافت نمایید.
محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای هر Task بر اساس تاریخها و نیز ضریب اهمیتی هر task محاسبه می شود.
تعیین کاربران ورود اطلاعات پیشرفت پروژه ها و ناظران آنها
برای هر یک از پروژه یک کاربر برای ورود اطلاعات دوره ای پیشرفت پروژه تعریف خواهد شد. برای تایید و کنترل صحت داده های وارد شده نیز یک کاربر برای نظارت هر پروژه تعریف می شود. یک کاربر می تواند کاربر یا ناظر هر چند پروژه دلخواه باشد
ورود اطلاعات پیشرفت پروژه ها
در این مرحله میزان پیشرفت پروژه ها به صورت دوره ای توسط مجریان پروژه در سیستم وارد می گردد
- ثبت درصد پیشرفت واقعی پروژه در هر مرحله Task
- ثبت توضیحات کارهای انجام شده در هر مرحله
- ثبت مشکلات و موانع موجود در اجرای هر مرحله
ثبت کارکرد روزانه پرسنل در هر پروژه
برای کنترل ورود و خروج کارکنان و ثبت کارکرد بر اساس کار روی پروژه ها هر کاربر موظف است زمان ورود و خروج خود را در سامانه وارد کرده و در ذیل آن اعلام کنند که روی کدام پروژه فعال داشته اند
بعد از ثبت کارکرد افراد در پروژه ها امکان دریافت گزارشهای زیر فراهم می شود
- هر کاربر در هر ماه چقدر کار کرده است
- در هر پروژه در هر ماه چقدر کار شده است
- گزارش کارکرد کلی یک پروژه برای ارایه به کارفرما اماده دریافت می شود
- با احتساب هزینه نفر ساعت هر کارمند گزارش هزینه هر پروژه در هر ماه قابل استخصال است
دریافت گزارشات پیشرفت طرحها
در این مرحله گزارشات پیشرفت پروژه ها قابل دریافت بوده و مشکلات و موانعی که مجری پروژه گزارش کرده است گزارش داده می شود.
- دریافت گزارشات پیشرفت به تفکیک پروژه ها
- دریافت گزارشات پیشرفت کل پروژه ها
- نمایش نتایج در قالب داشبوردهای مدیریتی
دریافت گزارشات تجمیعی و داشبوردها
در این مرحله گزارشات تجمیعی پیشرفت طرحها به تفکیک ادارات استانی و در کل استان قابل دریافت می باشد. همچنین امکان گفتگو و ارائه راهکار بین استانداری و ادارات استانی برقرار می باشد
- دریافت گزارشات تجمیعی
- دریافت گزارشات پیشرفت پروژه ها در کل شرکت
- نمایش نتایج در قالب انواع داشبوردها
