مقوله كارايي، اثر بخشي و بهره وري و رشد مستمر آن در سازمانها از جمله عوامل مهمي است كه در موفقيت سازمانها نقش بسزايي دارد. در حال حاضر سطح پايين بهره وري و سهم ناچيز آن در توليد ناخالص داخلي تا به حدي است كه برنامه های توسعه چهارم،پنجم و ششم، همه سازمانها و نهادهاي دولتي كشور را مكلف كرده است كه ساز و كارهاي رشد بهره وري را در فعاليتهاي خود ايجاد نمايند تا اينكه بهره وري كل سالانه به ميزان 2.5 درصد رشد يابد و سهم رشد بهره وري در رشد توليد ناخالص داخلي به 33.3 درصد افزايش يابد. براي اجرايي شدن اين قانون چرخه بهره وری در سازمانها باید نهادینه و اجرا شود
چرخه بهره وری رویکردی است که به منظور تحقق رشد مستمر بهره وری درسازمان از طریق سنجش، تحلیل، برنامه ریزی بهبود و اجرای برنامه های بهبود فرایندها ارائه شده است. این روش در نهایت به یک فرایند بهبود مستمر تبدیل می شود و می تواند از فرایندهای اصلی و کلیدی سازمان شروع شده و به مرور به فرایندهای جزئی تسری یابد.
چرخه بهره وری از چهار مرحله اصلی تشکیل می شود که به شرح زیر می باشد
در این مرحله شاخصهای بهره وری جزئی در سطح کلان، فرایندها و فعالیتها تعریف شده و محاسبه می گردد.
در این مرحله وضعیت شاخصها بررسی شده و نقاط ضعف و قابل بهبود در هر فرایند و فعالیت شناسایی می گردد.
در این مرحله برای بهبود شاخصهای ضعیف برنامه ها و اقداماتی تعریف می شود و باید تمام الزامات اجرای آن از جمله مسئول اجرا، روش اجرا، مراحل اجرا، بودجه، زمان و … پیش بینی گردد.
در این مرحله برنامه تعریف شده، اجرا می گردد و مجددا شاخصها محاسبه می شوند و تاثیر برنامه های بهبود اجرا شده در بهبود شاخصها پایش می شود.
این چرخه به طور مستمر ادامه می یابد و به مرور تمام بخشهای سازمان را فرا گرفته و منجر به بهبود شاخصهای بهره وری می گردد.
در يك نگاه كلي، بهرهوري به شکل نسبت بين خروجيهاي ايجاد شده (محصولات و يا خدمات) به وروديهاي مصرف شده براي ايجاد آنها تعريف ميشود. در يک نگاه ريزتر و دقيقتر نيز بهرهوري را ميتوان از زواياي مختلف تعريف كرد. از منظر كارائي که يک ديدگاه کمي است، بهرهوري چگونگي استفاده كارا از منابع در توليد خروجيها است. از منظر اثربخشي و ميزان دستيابي به اهداف سازمان، بهرهوري به شکل نسبت آنچه كه به دست آمده به آنچه كه بايستي به دست آيد، تعريف ميشود.
البته در تعاريف جديدي كه از بهرهوري ارائه ميشود، بهرهوري تنها در اثربخشي و كارائي خلاصه نشده و روزبهروز به كيفيت خروجيها، وروديها و خود فرآيند پيوند زده ميشود. در سالهاي آغازين هزاره سوم کشورهاي جهان سعي دارند که سهم بيشتري از تجارت جهاني را به خود اختصاص دهند. براي نيل به اين هدف، کشورها بايد بتوانند توان رقابتي خود را افزايش دهند و اين امر جز از طريق ارتقاء بهرهوري و بهبود کيفيت امکانپذير نخواهد بود. بهبود بهرهوري و کيفيت، امروزه به يک جنبش يا حرکت ملي در بسياري از کشورهاي در حال توسعه تبديل شده است و به عنوان يکي از محورهاي اساسي توسعه، سرمايهگذاريهاي زيادي در اين راستا انجام ميگيرد.
بررسي سهم رشد بهرهوري کل عوامل توليد در رشد اقتصادي کشورهاي توسعه يافته و در حال توسعه بيانگر اين واقعيت است که در چند دهه گذشته در اين کشورها سعي شده سهم عمدهاي از رشد اقتصادي از طريق رشد شاخصهاي بهرهوري کل عوامل توليد تأمين گردد
براي بهرهوري تعاريف متعددي از طرف صاحبنظران و مؤسسات و سازمانهاي بينالمللي بر اساس نگرشهاي مختلف ارائه شده است که عليرغم اختلاف در بيان، از مفهوم يکساني برخوردار ميباشند لذا به منظور آشنايي با مفهوم بهرهوري، تعدادي از مهمترين تعاريف آن از لحاظ لغوي و از ديد برخي صاحبنظران و سازمانها و مؤسسات بينالمللي به شرح زیر می باشد:
سازمان همکاري اقتصادي و توسعه
بهرهوري نسبت خروجي (ميزان توليد) به يکي از عوامل توليد می باشد.
سازمان بين المللي کار
محصولات مختلف با ادغام چهار عامل اصلي توليد ميشوند. اين چهار عامل عبارتند از زمين، سرمايه، نیروی کار و ساماندهي، نسبت اين عوامل بر توليد معياري براي بهرهوري است.
يعني از ديد اين سازمان بهرهوري عبارت است از نسبت ستادهها به يکي از عوامل توليد (زمين، سرمايه، نيروي کار، و مديريت) تنها تفاوت اين است که اين سازمان، مديريت را به عنوان يکي از عوامل توليد محسوب ميکند
آژانس بهره وري اروپا
الف: «بهره وري، درجه استفاده مؤثر از هر يک از عوامل توليد است».
ب: بهره وري در درجه اول، يک ديدگاه فکري است که همواره سعي دارد آنچه را که در حال حاضر موجود است بهبود بخشد. بهرهوري مبتني بر اين عقيده است که انسان ميتواند کارها و وظايفش را هر روز بهتر از روز پيش انجام دهد، علاوه بر آن بهرهوري مستلزم آن است که به طور پيوسته تلاشهايي در راه انطباق فعاليتهاي اقتصادي با شرايطي که دائماً در حال تغيير است و همچنين تلاشهايي براي به کارگيري نظريهها و روشهاي جديد انجام گيرد. بهرهوري ايمان راسخ به پيشرفت انسانهاست.
سازمان بهره وري آسيا
بهرهوري يک رابطه يا يک مقايسه ارزشي بين مقدار کالاها و خدمات توليد شده و مقدار منابع به کار رفته جهت توليد اين کالاها ميباشد که به صورت يک نسبت توضيح داده ميشود.
مرکز بهره وري ژاپن
بهرهوري يک اولويت و يک انتخاب ملي است. هر فعاليتي براي افزايش بهرهوري يعني بالا رفتن رفاه اجتماعي، و اقدام ننمودن در اين راستا به معني دچار فقر شدن ميباشد. اقدامات يک کشور براي بالا بردن ميزان بهرهوري يعني جهت دادن به رشد و توسعه و در نهايت افزايش رفاه اجتماعي، کاهش ميزان بيکاري، افزايش واقعي دستمزد و بالا رفتن استانداردهاي زندگي مصرفکنندگان مديران و کارکنان است.
از منظر دیگر بهره وری به عنوان ترکیب کارایی و اثر بخشی تعریف شده است
کارایی
كارايي نشان ميدهد كه يك سازمان تا چه ميزان از نهاده ها به طور بهينه در جهت توليد ستاده ها استفاده كرده است و بعبارتي نشاندهنده “صحيح انجام دادن كار” است . به اين معني كه از حداقل نهاده ها حداكثر محصول برداشت شود.
اثر بخشی
اثر بخشي بيانگر اين مطلب است كه خروجي سازمان تا چه حد در جهت اهداف سازمان بوده و اهداف سازمان تا چه ميزان محقق شده است. به عبارت دیگر اثر بخشي نشاندهنده ميزان “انجام دادن كارهاي صحيح” است. يعني ممكن است يك سازمان با مصرف كمتر نهاده ها محصول بيشتري توليد كند اما اهداف سازمان محقق نشود. براي مثال ممكن است محصول كيفيت مطلوب را نداشته باشد و نتواند رضايت مصرف كننده را جلب كند و لذا عملكرد سازمان كارا بوده ولي اثر بخش نبوده است.
بهرهوري تركيبي از كارايي و اثر بخشي مي باشد. به عبارت ديگر عملكرد سازمان در صورتي بهره ور خواهد بود كه كارا و اثر بخش باشد و هر كدام به تنهايي نشان دهنده افزايش بهرهوري نيست. پس در مقوله بهرهوري اولا كاري كه انجام ميشود بايد كار درست و مفيدي باشد ثانيا اين كار به بهترين نحو انجام پذيرد و در راستاي اهداف باشد.
بر اساس مباحثي كه گذشت در يك سازمان تعدادي ورودي براي توليد تعدادي خروجي به كار مي روند كه خروجي ها مي بايست در راستاي اهداف سازماني قرار بگيرند. اين موضوع در شكل زير نشان داده شده اس
در يك سازمان اگر ميزان استفاده مطلوب از ورودي ها را در جهت توليد خروجي ها بسنجيم در واقع ميزان كارايي را سنجيده ايم. اگر ميزان تحقق اهداف را از خروجي هاي توليد شده بسنجيم در واقع ميزان اثربخشي را سنجيده ايم و از تركيب اين دو مي توان مفهوم بهره وري را به اين صورت استخراج كرد كه به چه ميزان اهداف سازمان با استفاده از ورودي ها تحقق يافته است
با افزايش بهرهوري در فرآيند توليد، ميتوان با استفاده از سطح معيني از نهادهها به توليد بيشتر دست يافت. نيروي انساني و سرمايه از نهادههاي مهم توليد هستند. از اين رو دو مفهوم بهرهوري نيروي کار و سرمايه، در حقيقت استفاده بهينه از اين عوامل را نشان ميدهند. همچنين بهرهوري کل عوامل توليد (TFP) استفاده بهينه از ترکيب عوامل مذکور را نشان ميدهد. رشد بهرهوري کل عوامل توليد، علاوه بر رشد کمي نهادههاي توليد، يکي از منابع مهم تامينکننده رشد اقتصادي در سطح کلان ميباشد و در واقع به نوعي مديريت استفاده از منابع توليد را نشان ميدهد.
بهرهوري کل عوامل توليد عبارت است از: نسبت خالص محصول (يا ارزش افزوده) بر مجموع نهادههاي نيروي کار و سرمايه. معمولاً بجاي شاخص خالص محصول، ارزش افزوده را قرار ميدهند. رشد بهرهوري كل عوامل، در واقع ميزان بهبود جنبههاي كيفي نهادههاي نيروي كار و سرمايه و همچنين ميزان كارآيي تركيب اين دو را اندازهگيري ميكند
شاخصهاي بهرهوري معمولاً به يکي از اشکال زير بيان ميشوند:
مطابق شكل ذيل كه رابطه مابين وروديها، فرآيند و خروجيهاي يك سيستم (توليدي) را به تصوير ميكشد، ميتوان شاخصهاي بهرهوري جزئي متفاوتي را بر حسب نسبت ارزش يا مقدار ستاندهها به يک طبقه (نوع) از نهادهها محاسبه نمود. در ذيل چند نمونه از شاخصهاي بهرهوري جزئي آمده است.
مزاياي شاخصهاي بهرهوري جزئي را ميتوان به صورت ذيل خلاصه نمود:
محدوديتهاي شاخصهاي بهرهوري جزئي را ميتوان به شكل ذيل خلاصه نمود:
عبارتند است از حاصل نسبت ارزش محصول تولید شده يا ارزش افزوده بر تعدادي از نهادهها. بهرهوري چند عاملي تنها ميزان بهرهوري را در ارتباط با زيرمجموعهاي از کل نهادهها اندازهگيري ميکند. مثلاً تعدادي از اين عوامل ميتوانند نيروي کار و مواد باشند. در اين شاخص در مخرج کسر، تنها ارزش چند عامل از عوامل توليد را قرار ميدهند.
از تقسيم ارزش کل محصولات توليدي به مجموع ارزش کليه نهادههاي مصرفي بدست ميآيد.
بهرهوري کل، معياري است کلي که تأثير مشترک و همزمان همه نهادهها از قبيل نيروي انساني، مواد، سرمايه، انرژي، و نظير آنها را در ارتباط با ميزان و ارزش توليد در نظر ميگيرد.
مزاياي شاخص بهرهوري کلي را ميتوان به شكل ذيل خلاصه نمود:
با افزايش بهرهوري در فرآيند توليد، ميتوان با استفاده از سطح معيني از نهادهها به توليد بيشتر دست يافت. نيروي انساني و سرمايه از نهادههاي مهم توليد هستند. از اين رو دو مفهوم بهرهوري نيروي کار و سرمايه، در حقيقت استفاده بهينه از اين عوامل را نشان ميدهند.
همچنين بهرهوري کل عوامل توليد (TFP) استفاده بهينه از ترکيب عوامل مذکور را نشان ميدهد. رشد بهرهوري کل عوامل توليد، علاوه بر رشد کمي نهادههاي توليد، يکي از منابع مهم تعيينکننده رشد اقتصادي در سطح کلان ميباشد و در واقع به نوعي مديريت استفاده از منابع توليد را نشان ميدهد. بهرهوري کل عوامل توليد عبارت است از: نسبت خالص محصول (يا ارزش افزوده) بر مجموع نهادههاي نيروي کار و سرمايه.
معمولاً بجاي شاخص خالص محصول، ارزش افزوده را قرار ميدهند. رشد بهرهوري كل عوامل، در واقع ميزان بهبود جنبههاي كيفي نهادههاي نيروي كار و سرمايه و همچنين ميزان كارآيي تركيب اين دو را اندازهگيري ميكند. مزاياي استفاده از شاخصهاي بهرهوري کل عوامل توليد را ميتوان به شكل ذيل خلاصه نمود:
نخستين مرحله چرخه بهبود بهرهوري، سنجش و اندازهگيري بهرهوري است. هر سازمانی براي بهبود بهرهوري بايد از مرحله سنجش و اندازهگيري عملکرد سازمان شروع کند. بدون سنجش و اندازهگيري عملکرد سازمان و بدون استفاده از روشي متمرکز، سيستماتيک و تحليلي نميتوان بهبود بهرهوري را شروع کرد.
خروجي نهايي حاصل از اندازهگيري بهرهوري، مبنايي است كه ميتوان به كمك آن بهبود عملكرد را اندازهگيري كرد. اين امر به سازمان كمك ميكند تا تصميمات بهتري در مورد سرمايهگذاري در فرآيندها، روشها، ابزار و برون سپاري فعاليتها اتخاذ نمايد.
اغراق نخواهد بود اگر بيان شود که بهرهوري يکي از مهمترين و اصليترين متغيرهاي کنترلي فعاليتهاي توليدي-اقتصادي است. با اين وجود، اغلب اوقات بهرهوري در درجه دوم اهميت قرار گرفته و اکثراً از سوي افراد تأثيرگذار بر فرآيندهاي توليدي مورد غفلت و فراموشي واقع ميگردد. البته در سالهاي اخير، فشار ناشي از تحریمها و رکود حاکم بر فعالیتهای اقتصادی، سازمانها را مجبور ساخته تا استراتژيهايي براي بهبود بهرهوري طراحي نمايند. با اين حال موضوعات مرتبط با اندازهگيري بهرهوري آنچنان که بايد، مورد توجه قرار نميگيرند.
اين موضوع ريشه در دو حقيقت دارد. نخست اينکه، بهبود در متدولوژيهاي اندازهگيري بهرهوري بسيار پراکنده، به ندرت و تدريجي اتفاق ميافتد. دوم اينکه، به نظر نميرسد در سطح عملياتي در بسياري از شرکتها، رويهها و رويکردهاي مناسبي براي اندازهگيري بهرهوري طراحي شده باشد. معمولاً تمايل بر اين است که عملکرد (بدون انجام تحليل هزينه- منفعت به منظور تعيين اولويتهاي جمعآوري دادههاي جديد جهت رديابي بهتر عملکرد)، با استفاده از دادههايي که به راحتي در دسترس هستند اندازهگيري شود.
بطور کلي، سه رويكرد كاملاً متفاوت براي اندازهگيري بهرهوري وجود دارد که به شرح زیر است:
اين روش يكي از معمولترين روشهاي اندازهگيري تغييرات در بهرهوري به كمك ايجاد چند شاخص (انديس) است. لازم به ذكر است اگر چه شاخص بهرهوري كل عوامل (TFP) معمولترين شاخص در اين زمينه است، ولي شاخصهاي ارزشمند ديگري نيز وجود دارند كه دادههاي مورد نياز آنها معمولاً به وسيله سيستمهاي مرسوم حسابداري قابل توليد است.
شاخصهاي بهرهوري غالباً براي سنجش پيشرفت و کاميابي سازمانها و تعيين نقاط قوت و ضعف آنها بکار ميروند. محاسبه اين شاخصها به ويژه در سازمانهاي خدماتي که محصولاتي غير ملموس توليد ميکنند، بسيار دشوارتر است. امروزه اندازهگيري بهرهوري حتي در مورد خدمات عمومي، سازمانهاي مالي و بانکها، مؤسسات حملونقل و شرکتهاي ارتباطي، خدمات عام المنفعه نظير آب، برق و گاز، بهداشت و درمان و آموزش، از اهميت زيادي برخوردار شده است.
مديران با مطالعه و بررسي شاخصهاي بهرهوري طي زمان قادر خواهند بود مشکلات و فرصتها را در سازمانهاي تحت سرپرستي خود به منظور بهبود بهرهوري مشخص سازند. شاخصهاي بهرهوري، معيارهايي هستند که به مديران در تحليل روند بهرهوري در طول زمان و شناسايي و حل مشکلات کمک ميکند.
در اين رويکرد، با استفاده از تکنيکهاي برنامهريزي رياضي به ارزيابي کارايي بنگاهها پرداخته ميشود. یکی از مزایای مهم این روش این است که نيازي به برآورد تابع توليد نیست، نیازی به ضرایب قیمت و تبدیل فعالیتها به ریال نیست و بنگاهها ميتوانند داراي چند ورودي و خروجي متفاوت باشند. مهمترين روشهاي ناپارامتري شامل روش تحليل پوششي دادهها و روش تحليل مؤلفههاي اصلي ميشوند.
روش تحليل پوششي دادهها از پرکاربردترین روشها در اين دسته است.