مدیریت و کنترل پروژه های یک سازمان، به معنی بکارگیری دانش، مهارت ها و ابزار های لازم در جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیاز ها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. سیستم ها و سامانه های نرم افزاری کنترل پروژه به همین منظور و برای مدیریت و کنترل پروژه به سازمانها کمک خواهد کرد. این نوع سامانه ها در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرند و می توانند به ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل شوند.
هر سازمانی برای پیشبرد برنامه های بلند مدت آتی خود نیاز به ایجاد و استقرار زیرساختهای مدیریت پروژه برای بهره برداری بهتر از منابع و هزینه ها و زمان خود دارد.
در این مرحله اطلاعات پایه ای در سیستم تعریف می گردد
تدوین پروژه ها
در این مرحله طبق استاندارد PMBOK مانند آنچه سامانه های پلن پروژه مثل MSP انجام میشود می توانید پروژه های خود را تدوین نمایید.
زمانی به این ماژول نیاز دارید که نمی دانید زمان انتهای پروژه و CPM پروژه چیست و با تخمین زمان هر یک از مراحل و نیز محاسبه تقدم و تاخر پروژه ها به محاسبه زمان اصلی پروژه خواهید رسید
گزارشات زیر سیستم تدوین
این زیر سیستم می تواند همراه و یا بدون همراهی زیرسیستم تدوین اجرا شود. در صورتی که از زیرسیستم تدوین همین محصول استفاده شود، شناسنامه تدوین شده پروژه ها و مراحل آن به این زیرسیستم و به صورت اتوماتیک منتقل می شود ولی در صورتی که از زیر سیستم تدوین استفاده نشود می توانید مراحل پروژه ها را به صورت دستی وارد سیستم کنید یا از فایلهای MSP دریافت نمایید.
هر پروژه می تواند شامل چند مرحله یا task باشد . این مراحل می توانند چند سطحی بوده و ساختار درختی داشته باشند. در صورتی که از زیرسیستم تدوین همین محصول استفاده شود، شناسنامه تدوین شده پروژه ها و مراحل آن به این زیرسیستم و به صورت اتوماتیک منتقل می شود ولی در صورتی که از زیر سیستم تدوین استفاده نشود می توانید مراحل پروژه ها را به صورت دستی وارد سیستم کنید یا از فایلهای MSP دریافت نمایید.
محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای هر Task بر اساس تاریخها و نیز ضریب اهمیتی هر task محاسبه می شود.
تعیین کاربران ورود اطلاعات پیشرفت پروژه ها و ناظران آنها
برای هر یک از پروژه یک کاربر برای ورود اطلاعات دوره ای پیشرفت پروژه تعریف خواهد شد. برای تایید و کنترل صحت داده های وارد شده نیز یک کاربر برای نظارت هر پروژه تعریف می شود. یک کاربر می تواند کاربر یا ناظر هر چند پروژه دلخواه باشد
ورود اطلاعات پیشرفت پروژه ها
در این مرحله میزان پیشرفت پروژه ها به صورت دوره ای توسط مجریان پروژه در سیستم وارد می گردد
ثبت کارکرد روزانه پرسنل در هر پروژه
برای کنترل ورود و خروج کارکنان و ثبت کارکرد بر اساس کار روی پروژه ها هر کاربر موظف است زمان ورود و خروج خود را در سامانه وارد کرده و در ذیل آن اعلام کنند که روی کدام پروژه فعال داشته اند
بعد از ثبت کارکرد افراد در پروژه ها امکان دریافت گزارشهای زیر فراهم می شود
دریافت گزارشات پیشرفت طرحها
در این مرحله گزارشات پیشرفت پروژه ها قابل دریافت بوده و مشکلات و موانعی که مجری پروژه گزارش کرده است گزارش داده می شود.
دریافت گزارشات تجمیعی و داشبوردها
در این مرحله گزارشات تجمیعی پیشرفت طرحها به تفکیک ادارات استانی و در کل استان قابل دریافت می باشد. همچنین امکان گفتگو و ارائه راهکار بین استانداری و ادارات استانی برقرار می باشد
