نرم افزار نظام پیشنهادات

با توسعه تکنولوژی اطلاعات و نزدیکی هر چه بیشتر جوامع و سازمان ها به یکدیگر، دسترسی به تکنولوژی و سرمایه در انحصار کشورها و سازمان های معدودی نبوده و نیروی انسانی به عنوان برگ برنده در فضای رقابتی کسب و کار در قرن بیست و یکم مطرح می باشد، از طرفی حتی قوی ترین مدیران نیز نمی توانند ادعا کنند که اطلاعات کافی از تمامی جوانب سازمان داشته و بتوانند بهترین راه حل ها را برای حل مشکلات ارائه نمایند.

بدین ترتیب اگر بپذیریم افراد در هر سطحی از سازمان، ممکن است دارای ایده هایی کارگشا باشند، طبیعی است که باید به دنبال راهکارهایی برای شناسایی این ایده ها باشیم.

از میان انبوه روش های مدیریت، مدیریت مشارکتی یکی از رویکردهای نسبتا جدید مدیریت است که با به رسمیت شناختن اهمیت نیروی انسانی تلاش می کند راهکارهایی برای حضور فعالانه کلیه افراد در سازمان بیابد.

نظام پیشنهادات چیست؟

در شیوه مدیریت مشارکتی، نظام پیشنهادها یکی از مفیدترین راهکارهایی است که در آن کلیه کارکنان این امکان را می یابند تا با ارائه نظرات و پیشنهادهای خود گامی در جهت ارتقای عملکرد سازمان بردارند.

منظور از نظام پیشنهادها (Suggestion System)  جمع آوری نظرات و پیشنهادات کارکنان جهت بهبود فرآیند و ارتقای بهره وری به صورتی نظام یافته است.

این نظام مکانیزمی را فراهم می کند که بوسیله آن می توان به یافته های ذهنی سرمایه های انسانی و توانایی های بالقوه آنان در جهت بهسازی مستمر سازمان دست یافته و زمینه های بروز خلاقیت ها و به فعلیت رسیدن استعدادهای درونی کارکنان را فراهم نمودر

مزایای استفاده از سیستم نظام پیشنهادات

  • بهره گیری مناسب از استعدادها و توانایی های بالقوه کارکنان در ایجاد رشد و تعالی منابع انسانی
  • بهبود روابط کار از طریق افزایش اعتماد متقابل بین مدیریت و کارکنان
  • افزایش روحیه همکاری و تعاون بین کارکنان
  • ایجاد انگیزش در کارکنان برای ترغیب آنان به مشارکت در فعالیتهای مختلف شرکت
  • بهبود محصول، کاهش ضایعات و تلفات، کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری از طریق بهبود فرآیندهای عملیاتی و سیستمها و نظایر آن
  • افرایش بهره وری در سازمانها و بسترسازی برای مدیریت مشارکتی
  • مشارکت و همکاری کارکنان در حل مسائل و مشکلات سازمان
  • بهره گیری مناسب از ابتکارات، خلاقیتها و توان علمی، فنی و تخصصی کارکنان
  • انگیزه بخشی به کارکنان برای مشارکت از طریق فرآیندهای ارزیابی و محاسبه پاداش
  • بهره گیری مناسب از ابتکارات، خلاقیت ها و توان علمی، فنی و تخصصی کارکنان به منظور حل مسائل
  • مشکلات سازمان و پویائی، اصلاح و بهبود فعالیت های سازمان
  • افزایش حس وفاداری سازمانی در کارکنان و همسو نمودن افکار کارکنان با اهداف سازمان
  • ایجاد فرصت برای همکاران در شناخت، پرورش و تقویت استعدادها و توانائیهای خود

ارکان اصلی نظام پیشنهادها

مسئول پیشنهادها

با توجه به جنبه‌های اجرایی متعدد در نظام پیشنهادها و حدود اختیارات گسترده‌ای که می‌بایست برای مسئول نظام در نظر گرفته‌شود، توصیه می‌شود بالاترین مقام سازمان این مسئولیت را به عهده گرفته و حسب ضرورت به قائم مقام خود تفویض نماید

کمیته اجرایی نظام پیشنهادها

کمیته اجرایی، گرداننده‌ی اصلی نظام پیشنهادها در سازمان است. اعضای این کمیته از بین مدیران، سرپرستان و کارشناسان سازمان انتخاب می‌شوند و می‌بایست علاوه بر برخورداری از دانش و تخصص کافی، به کارآیی نظام پیشنهادها اعتقاد و باور داشته و از روحیه‌ی تحول پذیری برخوردار باشد.

دبیرخانه نظام پیشنهادها

دبیرخانه نظام پیشنهادها، رابط بین پیشنهاددهندگان و شورای راهبری و کمیته‌های تخصصی بوده و مسئولیت اجرای فرایند دریافت، بررسی، امتیازدهی و تخصیص پاداش به پیشنهادها و حفظ و نگهداری اسناد و مدارک و صورتجلسات و مصوبات را دارد.

شورای راهبری

اعضای این کمیته از بین مدیران سازمان انتخاب می شوند و وظیفه بررسی اولیه پیشنهادات واصله را دارا می باشند. درصورت تایید اولیه و عدم رد در این مرحله، پیشنهادات برای بررسی بیشتر به کمیته تخصصی ارجاع داده می شوند.

کمیته های تخصصی

اعضای کمیته‌های تخصصی از بین کارشناسان با تجربه در بخش‌های مختلف سازمان و در صورت لزوم از کارشناسان خارج از سازمان انتخاب می‌شوند. این اعضا، وظیفه‌ی بررسی تخصصی پیشنهادها از حیث عملیاتی بودن و میزان ارزش افزوده را دارند همچنین ارزیابی هر پیشنهاد در قالب فرم امتیازدهی توسط این افراد انجام می شود.

عنوان مدل فرآیندی نظام پیشنهادات

فرایند نظام پیشنهادات

شرایط ارائه پیشنهادات

پیشنهاد حق کلیه ذینفعان سازمان می باشد که می تواند بصورت فردی یا گروهی ارائه شود. پیشنهاد می تواند جزو وظیفه سازمانی و شرح وظایف پیشنهاد دهنده باشد به شرطی که قابلیت اجرا داشته و آرمانی و رویایی نباشد. ضمن اینکه پیشنهاد بایستی روشن و واضح بوده و گنگ، مبهم نباشد و حتی می تواند تکمیل کننده پیشنهاهای قبلی باشد.

 

 

موضوع پیشنهادها

 

 

پیشنهادهایی که در سیستم نظام پیشنهادها ارائه و پذیرفته می شوند باید دارای شرایط زیر باشند:

 

  • بهبود شرایط، محیط کار، ابزار و وسایل جهت ارتقای بهره وری
  • افزایش کمیت و کیفیت خدمات، محصولات و بهره وری سازمان
  • بهبود روش های انجام کار و تسریع در امور
  • صرفه جویی اقتصادی از طریق کاهش هزینه دوباره کاری ها و ضایعات
  • ابداعات و تغییراتی که سازمان را در تحقق اهداف سازمانی کمک کند
  • ارائه راه های مطلوب برای استفاده از ظرفیت های موجود و بالقوه
  • اصلاح دستورالعمل ها، بخش نامه ها و آیین نامه های داخلی
  • بهینه نمودن سیستم های تصمیم گیری، نظارت و کنترل، ارزیابی و پایش
  • افزایش راندمان نیروی انسانی، تجهیزات، امکانات و تسریع در عملیات
  • افزایش رضایت شغلی، رفاه و بهبود شرایط کار همکاران، صمیمیت، همدلی و انجام فعالیت های گروهی

پرداخت پاداش

پرداخت پاداش در نظام پیشنهادها از اهمیت خاصی برخوردار است همانگونه که در ازای کار سازمانی مطابق با شغل حقوق و مزایا پرداخت میشود که جبران خدمت ایشان را بنماید، برای جبران خدمت کارکنان به ازای فکر کردن و پیشنهاد دادن نیز بایستی پاداش مناسب پرداخت شود. پرداخت پاداش نه تنها برای جبران خدمت پیشنهاد دهنده به سازمان است و وی را تشویق و ترغیب نموده و این احساس را در او بوجود می آورد که از زحمتش قدردانی شده است، بلکه دیگر همکاران که شاهد این تشویق و تقدیر و پاداش هستند را بر می انگیزاند تا ایشان هم در نظام پیشنهادها مشارکت نمایند.

لذا پاداش متناسب با پیشنهاد و براساس فرمولی مشخص در سیستم محاسبه می گردد تا پاداش هر چه بیشتر مطابق واقعیت پرداخت شده و از مسائل حاشیهای جلوگیری شود.

معرفی نرم افزار نظام پیشنهادات

این سیستم امکان پیاده سازی کل ساختار نظام پیشنهادات را بر اساس فرایند تعریف شده در سازمان ارایه می دهد. فلوچارت و فرایند اجرای نظام پیشنهادات در هر سازمان تفاوتهایی دارد و با کمک این نرم افزار امکان خصوصی سازی این فرایندها را در هر نوع سازمانی در اختیار قرار دارد.

نرم افزار نظام پیشنهادات

امکانات اصلی نرم افزار

  • امکان ثبت نام پرسنل
  • امکان اتصال به پایگاه داده پرسنلی سازمان
  • امکان ارایه پیشنهاد توسط مشتریان، ارباب رجوع و کلیه ذینفعان بیرونی
  • امکان استفاده از سیستم احراز هویت مرکزی (Active Directory)
  • امکان تعریف گردش کار فرایند نظام پیشنهادات
  • امکان ثبت پیشنهاد گروهی
  • امکان تعریف نقشهای مختلف مانند
  • پیشنهاد دهنده
  • دبیرخانه
  • کمیته راهبری
  • کمیته های تخصصی
  • کمیته اجرایی
  • ثبت فراخوان برای دریافت پیشنهاد در موضوعات مختلف
  • امکان اطلاع از وضعیت پیشنهاد توسط پیشنهاد دهنده
  • کارتابلها و گزارشات
  • کارتابل پیشنهادات جدید
  • کارتابل پیشنهادات کاربر )پیشنهاد دهنده(
  • کارتابل دبیرخانه کمیته
  • کارتابل کمیته های تخصصی
  • کارتابل تاریخچه پیشنهادات ارسال شده
  • فرم های ارزیابی
  • فرم های جلسات
  • مدیریت پاداش ها
  • گزارشات و نمودارها
  • تاریخچه پیشنهاد
  • ارزیابی پیشنهادات و انتخاب پیشنهاد برتر
  • برنامه ها و دستورالعمل های نظام پیشنهادات
  • معرفی پیشنهادات برتر و برگزیده
  • فرم های تخصصی نظام پیشنهادات
  • پیام های کوتاه و آلارم ها