با توسعه تکنولوژی اطلاعات و نزدیکی هر چه بیشتر جوامع و سازمان ها به یکدیگر، دسترسی به تکنولوژی و سرمایه در انحصار کشورها و سازمان های معدودی نبوده و نیروی انسانی به عنوان برگ برنده در فضای رقابتی کسب و کار در قرن بیست و یکم مطرح می باشد، از طرفی حتی قوی ترین مدیران نیز نمی توانند ادعا کنند که اطلاعات کافی از تمامی جوانب سازمان داشته و بتوانند بهترین راه حل ها را برای حل مشکلات ارائه نمایند.
بدین ترتیب اگر بپذیریم افراد در هر سطحی از سازمان، ممکن است دارای ایده هایی کارگشا باشند، طبیعی است که باید به دنبال راهکارهایی برای شناسایی این ایده ها باشیم.
از میان انبوه روش های مدیریت، مدیریت مشارکتی یکی از رویکردهای نسبتا جدید مدیریت است که با به رسمیت شناختن اهمیت نیروی انسانی تلاش می کند راهکارهایی برای حضور فعالانه کلیه افراد در سازمان بیابد.
در شیوه مدیریت مشارکتی، نظام پیشنهادها یکی از مفیدترین راهکارهایی است که در آن کلیه کارکنان این امکان را می یابند تا با ارائه نظرات و پیشنهادهای خود گامی در جهت ارتقای عملکرد سازمان بردارند.
منظور از نظام پیشنهادها (Suggestion System) جمع آوری نظرات و پیشنهادات کارکنان جهت بهبود فرآیند و ارتقای بهره وری به صورتی نظام یافته است.
این نظام مکانیزمی را فراهم می کند که بوسیله آن می توان به یافته های ذهنی سرمایه های انسانی و توانایی های بالقوه آنان در جهت بهسازی مستمر سازمان دست یافته و زمینه های بروز خلاقیت ها و به فعلیت رسیدن استعدادهای درونی کارکنان را فراهم نمودر
مسئول پیشنهادها
با توجه به جنبه‌های اجرایی متعدد در نظام پیشنهادها و حدود اختیارات گسترده‌ای که می‌بایست برای مسئول نظام در نظر گرفته‌شود، توصیه میشود بالاترین مقام سازمان این مسئولیت را به عهده گرفته و حسب ضرورت به قائم مقام خود تفویض نماید
کمیته اجرایی نظام پیشنهادها
کمیته اجرایی، گرداننده‌ی اصلی نظام پیشنهادها در سازمان است. اعضای این کمیته از بین مدیران، سرپرستان و کارشناسان سازمان انتخاب می‌شوند و می‌بایست علاوه بر برخورداری از دانش و تخصص کافی، به کارآیی نظام پیشنهادها اعتقاد و باور داشته و از روحیه‌ی تحول پذیری برخوردار باشد.
دبیرخانه نظام پیشنهادها
دبیرخانه نظام پیشنهادها، رابط بین پیشنهاددهندگان و شورای راهبری و کمیته‌های تخصصی بوده و مسئولیت اجرای فرایند دریافت، بررسی، امتیازدهی و تخصیص پاداش به پیشنهادها و حفظ و نگهداری اسناد و مدارک و صورتجلسات و مصوبات را دارد.
شورای راهبری
اعضای این کمیته از بین مدیران سازمان انتخاب می شوند و وظیفه بررسی اولیه پیشنهادات واصله را دارا می باشند. درصورت تایید اولیه و عدم رد در این مرحله، پیشنهادات برای بررسی بیشتر به کمیته تخصصی ارجاع داده می شوند.
کمیته های تخصصی
اعضای کمیته‌های تخصصی از بین کارشناسان با تجربه در بخش‌های مختلف سازمان و در صورت لزوم از کارشناسان خارج از سازمان انتخاب می‌شوند. این اعضا، وظیفه‌ی بررسی تخصصی پیشنهادها از حیث عملیاتی بودن و میزان ارزش افزوده را دارند همچنین ارزیابی هر پیشنهاد در قالب فرم امتیازدهی توسط این افراد انجام می شود.
پیشنهاد حق کلیه ذینفعان سازمان می باشد که می تواند بصورت فردی یا گروهی ارائه شود. پیشنهاد می تواند جزو وظیفه سازمانی و شرح وظایف پیشنهاد دهنده باشد به شرطی که قابلیت اجرا داشته و آرمانی و رویایی نباشد. ضمن اینکه پیشنهاد بایستی روشن و واضح بوده و گنگ، مبهم نباشد و حتی می تواند تکمیل کننده پیشنهاهای قبلی باشد.
موضوع پیشنهادها
پیشنهادهایی که در سیستم نظام پیشنهادها ارائه و پذیرفته می شوند باید دارای شرایط زیر باشند:
پرداخت پاداش
پرداخت پاداش در نظام پیشنهادها از اهمیت خاصی برخوردار است همانگونه که در ازای کار سازمانی مطابق با شغل حقوق و مزایا پرداخت میشود که جبران خدمت ایشان را بنماید، برای جبران خدمت کارکنان به ازای فکر کردن و پیشنهاد دادن نیز بایستی پاداش مناسب پرداخت شود. پرداخت پاداش نه تنها برای جبران خدمت پیشنهاد دهنده به سازمان است و وی را تشویق و ترغیب نموده و این احساس را در او بوجود می آورد که از زحمتش قدردانی شده است، بلکه دیگر همکاران که شاهد این تشویق و تقدیر و پاداش هستند را بر می انگیزاند تا ایشان هم در نظام پیشنهادها مشارکت نمایند.
لذا پاداش متناسب با پیشنهاد و براساس فرمولی مشخص در سیستم محاسبه می گردد تا پاداش هر چه بیشتر مطابق واقعیت پرداخت شده و از مسائل حاشیهای جلوگیری شود.
این سیستم امکان پیاده سازی کل ساختار نظام پیشنهادات را بر اساس فرایند تعریف شده در سازمان ارایه می دهد. فلوچارت و فرایند اجرای نظام پیشنهادات در هر سازمان تفاوتهایی دارد و با کمک این نرم افزار امکان خصوصی سازی این فرایندها را در هر نوع سازمانی در اختیار قرار دارد.
