بهین گستر گیتی

02144051345 – 02144054531

[email protected]

ارزیابی عملکرد سازمان

مقدمه

اگر مديريت عملكرد را چرخه برنامه ريزي تا بهبود عملكرد تعريف كنيم، يكي از اجزا و مولفه هاي اصلي آن سنجش و ارزيابي عملكرد مي باشد. چنانكه گفته شده است «آنچه را كه نتوانيد اندازه گيري نماييد نمي توانيد مديريت كنيد» و از طرف ديگر گفته شده است «آنچه كه نظارت مي شود انجام هم مي شود». اين دو عبارت ضرورت پرداختن به مباحث مديريت عملكرد در سازمانها را دو چندان مي كند. بر اين اساس است كه يكي از مهمترين مسائل كه سازمانها امروزه با آن روبرو بوده و در واقع چشم بيناي مديريت سازمان در بررسي وضعيت كنوني و حركت به سوي آينده مي باشد مديريت عملكرد در سازمان است.

مطالعات و تجربيات صاحب نظران مديريت نشان مي دهد كه حلقه مفقوده تحقق نگاره استراتژيك و پياده سازي نظام مديريت استراتژيك در سازمانهاي امروزي موضوع مديريت عملكرد مي باشد. بدين معنا كه آنچه تحقق و يا عدم تحقق و آسيب شناسي و بهبود شرايط تحقق نگاره استراتژيك را در سازمانها فراهم مي آورد بكار گيري نظام مديريت عملكرد است.

اجرايي ساختن نظام مدیریت و ارزيابي عملكرد شامل دو بخش 1. طراحي و تدوين نظام ارزیابی عملکرد و 2. پياده سازي سيستم نرم افزاري پایش عملکرد مي باشد. در بخش تدوين نظام مديريت و ارزيابي عملكرد، چشم انداز و ماموریت سازمان مطالعه شده و استراتژیها و فرایندهای سازمان مورد بررسی واقع می گردد. سپس شاخصهاي کلیدی عملكرد در حوزه هاي مختلف برای واحدهای سازمانی مختلف تدوين شده و هدف گذاري و محاسبه مي شوند. در بخش دوم سيستم نرم افزاري پياده سازي مي شود كه بتواند كليه فرايند تعريف شاخصها و فرمول محاسبه آنها، جمع آوري اطلاعات و محاسبه شاخصها را به طور مكانيزه انجام داده و نتايج را در قالب گزارشها و نمودارها و داشبوردهاي مديريتي مختلف ارائه دهد.

هدف از اجرای این پروژه طراحی و استقرار نظام مدیریت عملکرد در سازمان   می باشد.

متدولوژی های ارزیابی عملکرد سازمان:

روش ارزیابی متوازن سازمان (BSC):

    کارت امتیازی متوازن نظامی برای مدیریت عمکرد است که ایده اولیه آن سال ۱۹۹۰، در خلال تحقیقات رابرت کاپلان و دیوید نورتون،

در زمینه روش‌های نوین سنجش عملکرد سازمان‌ها شکل گرفت. این ایده در طول زمان توسعه و تکامل فراوان یافت تا جایی که از یک ابزار سنجش و اندازه‌گیری عملکرد، اکنون به یک نظام مدیریت استراتژیک تبدیل شده‌ است. کارت امتیازی متوازن ابزاری جهت یکپارچه سازی شاخص های مالی و غیر مالی در یک چارچوب جامع است که اهداف استراتژیک سازمان را به مجموعه ای از معیارهای مرتبط با هم ترجمه می نماید.کارت امتیازی متوازن استراتژی سازمان را از چهار جنبه کلیدی مالی، مشتریان، فرایندهای داخلی و رشد و یادگیری بررسی و صورت‌بندی می‌کند.

    کارت امتیازی متوازن زبان مشترکی را پدید آورده که مدیران می‌توانند از آن برای بحث در مورد جهت‌گیری و اولویت‌های سازمان خود استفاده کنند. اهداف و شاخص‌های عملکردی در چهار وجه مستقل نیستند و ارتباطات علت و معلولی بین آنها وجود دارد. نقشه استراتژی ابزاری است که با ایجاد تصویری از این ارتباطات، گفتگو و تعامل مدیران درباره استراتژی سازمان را آسان‌تر می‌کند. توسعه کارت امتیازی متوازن در سازمان تلاش و اهتمام زیادی می‌طلبد، اما در مقابل نتیجه آن شناسایی عوامل کلیدی است که در چهار وجه اساسی و در قالب روابط علت و معلولی مشخص، استراتژی سازمان را اجرایی و دست‌یافتنی خواهند کرد. در نهایت، تمامی عوامل و روابط علت و معلولی شناسایی‌شده در طرحی یک صفحه‌ای، گرد هم می‌آیند. نقشه استراتژی از مدل چهار وجهی کارت امتیازی متوازن پدید آمده‌است که همچون نقشه راه مسیر پیشبرد استراتژی را نیز نشان می‌دهد. نقشه استراتژی روشی یکسان و ثابت برای توصیف استراتژی ایجاد می‌کند تا اهداف و معیارها قابل سنجش و مدیریت باشند .

ویژگیهای کارت امتیازی متوازن

کارت امتیازی متوازن به جای تمرکز تنها بر قسمتی از عملکرد یک دید کلی از عملکرد مجموعه برای مدیران ایجاد می‌کند. در واقع علاوه بر سنجه‌های مالی به تجارب مشتریان، رشد کارکنان و بهبود و بهره وری فرآیند توجه دارد. کارت امتیازی متوازن از بروز مشکلات در یک قسمت به واسطه نادیده گرفتن سایر قسمتها جلوگیری می‌کند. کارت امتیازی متوازن انتظارات مشتریان را برای ما مشخص تر می‌کند. درک و پاسخگویی به نیاز مشتریان عامل حیاتی در سیستم‌های مدیریت کیفیت است و لازمه بهبود فرآیندها و محصولات است. به علاوه مدیرانی که از کارت امتیازی متوازن استفاده می‌کنند، در خصوص تجارب کارکنان خود بینش لازم را کسب می‌کنند. سنجه‌های رشد و یادگیری اطلاعات لازم در مورد رضایت کارکنان و عدم جابجایی آنها از سازمان که هر دو این عوامل منجر به بهره وری و سود بیشتر است، به مدیران می‌دهند.

عناصر تشکیل دهنده کارت امتیازی متوازن

کارت امتیازی متوازن از چهار منظر تشکیل می شود که عبارتند از:

  • مالی (سود، رشد درآمد، بازگشت سرمایه و …)
  • مشتریان (سهم بازار، حجم فروش، رضایت مشتریان و …)
  • فرآیند ها (کیفیت، گردش موجودی، مدت زمان و …)
  • یادگیری و رشد (آموزش پرسنل، درصد اتوماسیون، ایده پردازی کارکنان و…)

هر منظر از چهار لایه تشکیل می شود:

  • لایه اهداف کیفی: چه اهداف کلیدی در هر منظری وجود دارد؟
  • لایه شاخصهای کمی (معیارها): اهداف کلیدی توسط چه معیارهایی سنجیده می شوند؟
  • لایه مقادیر مطلوب: مقادیر مطلوب برای معیارها چیست؟
  • لایه اقدامات کلیدی: برای دستیابی به مقادیر مطلوب چه اقدامات کلیدی باید انجام شود؟
عناصر تشکیل دهنده کارت امتیازی متوازن

متدولوژی های ارزیابی عملکرد سازمان در مورد کارکنان:

به طور کلی روش های ارزیابی کارکنان را می توان از نظر مبتنی بودن بر نظرسنجی یا عملکرد به دو دسته تقسیم کرد.

متدولوژی های ارزیابی عملکرد سازمان در مورد کارکنان:

به طور کلی روش های ارزیابی کارکنان را می توان از نظر مبتنی بودن بر نظرسنجی یا عملکرد به دو دسته تقسیم کرد.

ارزیابی عملکرد کارکنان

روش های بر مبنای نظر سنجی :

  • خودارزیابی : در این روش این فرصت داده می شود به فرد که با توجه به نقاط قوت و ضعف خود و امکانات و منابع موجود و دستاوردهای کسب شده به ارزیابی عملکرد خود بپردازد. در این روش شاخصهای ارزیبای توسط خود فرد به صورت خود اظهاری تکمیل شده و ملاک محاسبه امتیاز قرار می گیرد. از آنجا که افراد ممکن است در اظهار نظر خود صادق نباشند و یا ملاکی برای سنجش کیفیت عملکرد آنها موجود نباشد لذا این روش در عمل دارای ضعفهای عمده ای می باشد.
  • ارزیابی 360 درجه : این روش یکی از جامع ترین روش های ارزیابی کارکنان است که در آن بازخورهای مختلفی از عملکرد یک فرد از افراد مختلفی که با فرد در رابطه هستند بدست می آید. ارزیابی 360 درجه نوعی ارزیابی است که در آن برخلاف روشهای ارزیابی سنتی که پرسنل تنها توسط مدیران مورد ارزیابی قرار می گیرند، ارزیابی توسط زیردستان، هم قطاران و مدیران بالادست پرسنل و حتی عوامل خارج از سازمان مثل مشتریان و تهیه کنندگان انجام می گیرد.

    ارزیابی 360 درجه از طریق بهره گيري از منابع متعدد ( چندگانه ) در ارزيابي کارکنان از جامع ترین روش های ارزیابی کارکنان می باشد. این منابع موارد زیر را در بر می گیرد:

     – مشارکت کارکنان در ارزيابي مديران    
    – مشارکت ارباب رجوع در ارزيابي کارکنان

    – مشارکت همکاران در ارزيابي   
    – استفاده از خودارزيابي در فرآيند ارزيابي

    روش 360 درجه با اینکه ارزیابی را از شکل خود ارزیابی خارج می کند ولی هنوز بر مبنای نظر سنجی و قضاوت فردی استوار است و ممکن است افراد در تبانی با هم نظرات نادرستی را اعلام نمایند و نتیجه ارزیابی به انحراف دچار شود.

روش های بر مبنای اهداف :

  • مدیریت بوسیله اهداف (MBO) : در این روش سعی بر این است که به جای نظر سنجی از افراد، عملکرد فرد ملاک ارزیابی باشد. لازمه این روش این است که اهداف مورد انتظار از عملکرد هر فرد بر اساس شرح وظایف فرد و با هماهنگی مدیر تنظیم شده و بر اساس آن شاخصهای کمی به عنوان معیارهای اررزیابی عملکرد تعریف گردد.

 

  • ارزیابی متوازن کارکنان IBSC: در این روش به کارکنان به چشم یک دارایی استراتژیک نگاه می شود که می توانند در یک یا چند منظر از کارت امتیازی متوازن به ارزش آفرینی بپردازند. در این روش ابتدا اهداف و استراتژیهای سازمان شناسایی شده و شاخصهای کلیدی عملکرد در دیدگاههای چهارگانه ارزیابی متوازن (مالی، مشتری، فرایندهای داخلی و رشد و نوآوری) شناسایی و هدف گذاری می شود. سپس مسئول هر شاخص شناسایی شده و شاخصها تا جایی خرد می شود که عملکرد تمام افراد را در بر گیرد. در این صورت بر اساس میزان تحقق اهداف مورد انتظار از هر فرد امتیاز عملکرد فردی قابل محاسبه خواهد بود.

ارزیابی بر مبنای اهداف MBO

یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت کارکنان در برآورده کردن انتظارات مدیران، فقدان شفاف سازی انتظارات و اهداف عملکردی از سوی مدیران است. نکته غم انگیز سیستم های مدیریت عملکرد در خیلی از سازمان های کشورمان این است که کارکنان نمی دانند چه انتظارانی از آنها وجود دارد و بر چه اساسی ارزیابی می شوند! مدیران عموما ایده ای از آنچه می خواهند در ذهن خود دارند، اما آن را به طور روشن برای کارکنان ترسیم نمی کنند. ارزیابی بر مبنای اهداف MBO به عنوان یک شیوه نوین مدیریت عملکرد در پاسخ به همین مسایل ایجاد شده است.

الزامات انجام این پروژه :

  • وجود مستندات کامل برنامه راهبردی شامل چشم انداز، ماموریت، اهداف و برنامه های عملیاتی
  • وجود مستندات نگاشت فرایندها از سطح کلان فرایند تا فعالیتها
  • وجود مستندات مرتبط با مدل شایستگی رفتاری کارکنان
  • مستندات چارت سازمانی تفصیلی و شرح وظایف به روز
  • تکمیل نواقص هر یک از موارد فوق بر عهده کارفرما می باشد.

شرح خدمات :

فازهای کلی این پروژه در شکل زیر نشان داده شده است.

ارزیابی عملکرد سازمان

فاز اول: تدوین نظام مدیریت عملکرد در سطح سازمان:

در این فاز اهداف کلان، نقشه استراتژی و کارت های امتیازی در سطح واحدها تدوین شده و شاخصها و برنامه ها احصا می شود. این فاز شامل مراحل زیر می باشد

ارزیابی عملکرد سازمان

مرحله 1-1 : شناخت سازمان

در این فاز اسناد بالادستی شامل سند تحول قضایی، برنامه 5 ساله ، سند چشم انداز بیست ساله برنامه سالانه و اسنادی که برای سازمان   خط مشی، هدف و برنامه تعیین کرده است مطالعه می شود

خروجی های این مرحله عبارتند از

  • شناخت چارت سازمانی
  • گزارش های سالانه هیات مدیره
  • گزارشات عملکردی واحدها
  • برنامه های سالانه سازمان و واحدها
  • شرح وظایف معاونت ها و مدیریت ها
  • شناخت اهداف مورد انتظار از سازمان منعکس شده در اسناد بالادستی
  • شناخت پستهای سازمانی و شرح وظایف هر پست
  • شناخت فرایندهای اصلی
  • شناخت سوابق نظام ارزیابی عملکرد موجود در سازمان

مرحله 1-2: شناسایی اهداف کلان و ترسیم نقشه استراتژی

در این مرحله پس از مطالعه اسناد بالادستی و شناخت انتظارات از سازمان  ، اهداف کلان سازمان تدوین می گردد. سپس با تعیین روابط علی و معلولی میان آنها، نقشه استراتژی سازمان ترسیم می گردد. نقشه استراتژی نگاشتی از اهداف کلان سازمان در چهار منظر مالی، مشتری، فرایندهای داخلی و رشد و نوآوری می باشد. 

ارزیابی عملکرد سازمان

مرحله 1-3: طراحی شاحصهای کلیدی عملکرد

هر یک از اهداف استراتژیک تدوین شده در گام قبل از طریق چندین شاخص کلیدی (KPI) مورد سنجش و پایش قرار می گیرد. تعریف این شاخص ها، یک فعالیت بسیار مهم و در عین حال چالش برانگیز می باشد که از طریق برگزاری جلسات تخصصی با کارگروهای ذیربط تعریف می شود. برای هریک از شاخصهای کلیدی عملکرد، یک شناسنامه شاخص (شامل عنوان شاخص، فرمول یا روش اندازه گیری شاخص، دوره یا تناوب اندازه گیری، مالک شاخص، نوع شاخص اعم از توصیفی یا قضاوتی، و توضیحاتی پیرامون آن) تهیه می شود.

ارزیابی عملکرد سازمان

مرحله 1-4 : شناخت برنامه های عملیاتی

در این مرحله برنامه های عملیاتی مستخرج از سند تحول قضایی شناسایی شده و اهداف مورد انتظار از هر برنامه و شاخص کلیدی مناسب برای سنجش عملکرد و نتیجه اجرای برنامه عملیاتی تعیین می گردد. . سپس شناسنامه برنامه های عملیاتی برای هر برنامه عملیاتی تکمیل می گردد. تاریخ شروع و پایان، مسئول پروژه، مراحل انجام پروژه، بودجه پروژه و … از مواردی است که در شناسنامه برنامه عملیاتی تکمیل می گردد. 

ارزیابی عملکرد سازمان

مرحله 1-5: تدوین الگوی اندازه گیری اهداف، برنامه ها و عملکرد سازمان

در این مرحله مدل اندازه گیری اهداف و برنامه ها، اوزان اهمیتی و روش محاسبه امتیاز نهایی واحدها تدوین می گردد.

فاز دوم: تدوین نظام مدیریت عملکرد در سطح فرآیند

از آنجا که هدف از این پروژه، ایجاد نظام ارزیابی مبتنی بر عملکرد می باشد لذا لازم است پرسنل بر اساس شاخصهایی که مبتنی بر عملکرد آنها است ارزیابی شوند. برای این کار باید فرایندها، زیر فرایندها و فعالیتهای مستمر در سازمان و برنامه ها و اقدامات استراتژیک و عملیاتی شناسایی شده و اهدف مورد انتظار از هر یک از آنها و فرد مسئول و پرسنل همکار در اجرای هر یک از آنها تعیین گردد. سپس شاخصها محاسبه شده و پرسنل بر اساس درصد تحقق اهداف مورد انتظار ارزیابی گردند. بدین منظور 4 مرحله در این فاز به شرح زیر پیش بینی شده است

ارزیابی عملکرد سازمان

مرحله 2-1 : شناسایی فرایندها، زیر فرایندها و فعالیتها بر اساس مدلهای ارزیابی فرآیندی

در این مرحله فرآیندها، زیر فرآیند ها و فعالیتهای سازمان بر اساس مطالعات و مستندات موجود در سازمان شناسایی می شود. استفاده از مدلهای مرجع مانند APQC و پورتر در شناسایی فرایندها می تواند مورد استفاده قرار گیرد. فرمت ارائه مدل فرآیندی سازمان مطابق شکل زیر خواهد بود.

ارزیابی عملکرد سازمان

مرحله 2-2 : طراحی شاخصهای فرایندی (KPI)

در این فاز برای هر برنامه عملیاتی و فرایندها، زیر فرایندها و فعالیتها، شاخصهای کلیدی عملکرد و شاخص های کلیدی عملکرد و نتیجه KPI و KRI  تعریف می شود. شاخص کلیدی نتیجه ناظر بر نتایج کمی و کیفی مورد انتظار از انجام فعالیت می باشد و شاخص کلیدی عملکرد ناظر بر شیوه انجام فعالیت و منابع مورد استفاده از آن می باشد.

مرحله 2-3: تدوین الگوی اندازه گیری عملکرد فرایندها

در این مرحله مدل اندازه گیری شاخصهای فرایندی، اوزان اهمیتی و روش محاسبه امتیاز نهایی درصد تحقق فرایندها تدوین می گردد.

فاز سوم: تدوین نظام مدیریت عملکرد در سطح کارکنان

ارزیابی عملکرد سازمان

مرحله 3-1: شناسایی مدل شایستگی رفتاری کارکنان

در این مرحله مدل شایستگی رفتاری کارکنان در سطوح مختلف تدوین می گردد.  شایستگی رفتاری: شاخص‌هایی را شامل می شوند که رفتار افراد را طبق رده سازمانی مورد سنجش قرار می‌دهند. این شاخصها عمدتا قضاوتی بوده و مدیر هر واحد نسبت به پرسنل زیر مجموعه خود در خصوص شاخصها اظهار نظر می کند. این شاخص‌ها با استفاده از بانک‌های مرجع تدوین شده و دارای محورها و حیطه‌های شایستگی و  عوامل این حیطه‌ها می‌باشند.

مرحله3-2: تهیه ماتریس مشارکت کارکنان

در این مرحله مسئول و همکاران انجام هر فعالیت و هر برنامه عملیاتی تعیین شده و سهم هر فرد از انجام هر فعالیت متناسب با شرح وظایف فرد شناسایی می شود.

مرحله 3-3: تدوین ماتریس مشارکت کارکنان

در این مرحله سهم هر فرد از انجام هر فرایند و تحق اهداف و شاخصهای فرایندی مشخص می شود .

مرحله 3-4: تدوین شاخصهای عملکردی

در این بخش روش MBO برای ارزیابی وظایف و ماموریتهای کارکنان که از سوی مدیر مستقیم هر فرد تعیین می گردد اجرا شده و پرسنل بر اساس کمیت و کیفیت انجام وظایف توسط مافوق ارزیابی می شوند

مرحله 3-5: تدوین الگوی ارزیابی عملکرد کارکنان

در این مرحله الگوی ارزیابی عملکرد کارکنان و نحوه تلفیق امتیاز ارزیابی حاصل از مدلهای مختلف تعیین می گردد.

فاز چهارم: طراحی، استقرار و پیاده سازی سیستم مدیریت عملکرد در سطح سازمان، فرایند و کارکنان

ارزیابی عملکرد سازمان

مرحله 4-1: نصب و راه اندازی سیستم

  • نصب پایگاه داده SQL
  • نصب و راه اندازی سامانه های تحت وب ارزیابی سازمان، فرایندها و کارکنان در محل کارفرما
  • ارائه سمینار آموزش کاربری سیستم طی یک جلسه 2 ساعته
  • ارایه جلسات آموزش بخش مدیریتی سیستم طی 2 جلسه 2 ساعته
  • ارائه مستندات آموزشی مدیریت سیستم
  • ارائه مستندات آموزشی کاربری (مخصوص پرسنل و مدیران نظر دهنده)
  • یک سال گارانتی فنی سیستم (عدم وجود خطای سیستمی و ارایه نسخ جدید رایگان)

مرحله 4-2: پیاده سازی سامانه

  • تعریف دوره های ارزیابی
  • تعریف چارت سازمانی در سیستم
  • تعریف فرایندهای اصلی، زیر فرایندها و فعالیتها
  • تعریف شاخصهای ارزیابی در نرم افزار
  • تعریف اوزان اهمیتی شاخصها
  • تعریف شغلها، پستها و گروههای پرسنلی
  • تعریف پرسنل و شناسنامه فردی و سازمانی آنها در سیستم
  • تعریف ماتریس مشارکت کارکنان در تحقق اهداف و برنامه ها
  • تعریف دسترسی های مدیران و کارکنان

فاز 4-3: اجرای سامانه و ارزیابی عملکرد کارکنان

در این مرحله اهداف و شاخصهای تعریف شده برای فرایندها، زیر فرایندها و فعالیتها به صورت دوره ای ارزیابی شده و درصد تحقق هر شاخص محاسبه می گردد. سپس امتیاز ارزیابی عملکرد هر فرد بر اساس سهم وی از شاخصهای مختلف و درصد تحقق شاخصهای مربوطه بدست می آید. در نهایت امتیاز تعلق گرفته برای هر فرد در هر فعالیت در کارنامه عمکلرد وی منعکس می گردد.

  • دریافت اطلاعات
  • محاسبه شاخصها
  • محاسبه امتیاز ارزیابی هر فرد
  • استخراج نتایج در قالب انواع داشبوردها و گزارشات
  • انجام اصلاحات نهایی
  • ارائه گزارش نهایی ارزیابی عملکرد

زمان بندی

ارزیابی عملکرد سازمان

پیوست 1: معرفی نرم افزار ارزیابی عملکرد سازمان BSC-Master

نرم افزار BSC-Master يكي از محصولات شرکت مي­باشد كه به منظور پياده­سازي نظام مدیریت استراتژیک عملكرد توليد شده است. سازمان با استفاده از اين سيستم مي­تواند اهداف کلان، اهداف خرد و شاخصهاي ارزيابي و پروژه ها و برنامه های عملیاتی را در دوره­هاي مختلف براي واحدهاي مختلف تعريف، محاسبه و پايش نمايد و ميزان تحقق اهداف در هر يك از بخشها و در نهايت در كل سازمان را كنترل كند. این نرم افزار به گونه ای طراحی شده که امکان پیاده سازی انواع نظام های ارزیابی عملکرد مانند روش ارزیابی متوازن، ارزیابی بخشی وظیفه ای، EFQM، کنترل و پایش پروژه ها، ارزیابی فرایند و … را فراهم می سازد.

ارزیابی عملکرد سازمان

ماژولهای اصلی نرم افزار BSC-Master در شکل زیر نشان داده شده است  

ارزیابی عملکرد سازمان

ماژول کارت امتیازی متوازن

    • تعریف چارت سازمانی
    • تعریف درخت شاخص به طور مجزا در سطح سازمان،
    • تعریف شاخصها در ساختار درختی
    • تعریف اجزای شاخصها
    • تعریف اقلام اطلاعاتی
    • تعریف فرمول محاسباتی شاخصها
    • تعیین مسئول هر شاخص
    • تعیین دوره ارزیابی هر شاخص
    • تعیین مقدار هدف به ازای هر دوره
    • تعیین مرزمطلوب و هشدار برای هر شاخص
    • تعیین حداقل دوره ای و حداکثر دوره ای
    • تعیین فرمول تلفیق شاخصها از دوره های کوچکتر به دوره بزرگتر
ارزیابی عملکرد سازمان

ماژول تعریف و کنترل پروژه ها و اقدامات استراتژیک

  • امکان تعریف پروژه ها و برنامه های عملیاتی
  • تعریف عنوان، تاریخ شروع و پایان برنامه ای، مدیر پروژه و مجری پروژه، دوره ارزیابی، مرز مطلوب و هشدار و بودجه
  • امکان تعریف WBS پروژه در سطوح چندگانه
  • امکان تعریف تاریخ شروع و پایان، پیشرفت برنامه ای، مسئول اجرا، بودجه و … در سطح زیر مراحل
  • امکان کنترل پیشرفت پروژه در سطح کل پروژه و زیر مراحل
  • کنترل پروژه ها از حیث انحراف عملکرد در زمان و هزینه
  • امکان اتصال پروژه ها به شاخصها و اهداف به صورت ماتریسی
  • امکان دریافت فایل MS-Project جهت دریافت اتوماتیک درصدهای پیشرفت
  • تعیین کاربران ورود و تایید اطلاعات به تفکیک هر پروژه یا task
ارزیابی عملکرد سازمان

ماژول اتصال به پایگاههای داده  

  • امکان ورود دستی اطلاعات توسط کاربران ورود اطلاعات
  • امکان تایید اطلاعات توسط کاربران ناظر
  • امکان دریافت اطلاعات از طریق وب سرویس ( امکان ارسال اطلاعات سیستم های دیگر توسط همان سیستمها به وب سرویس پورتال سیستم ما)
ارزیابی عملکرد سازمان

پورتال تحت وب

  • امکان طراحی داشبوردهای شخصی توسط مدیران در خصوص شاخصهایی که دسترسی دارند.
  • امکان دریافت گزارشات طراحی شده توسط گزارش ساز به صورت برخط
  • امکان استفاده از نمودارهای میله ای، خطی، گیج، پای چارت، گانت چارت پروژه و … امکان ورود مقادیر مربوط به اقلام اطلاعاتی توسط کاربران ورود اطلاعات
  • امکان تایید مقادیر وارد شده توسط ناظرین
  • امکان ثبت درصد پیشرفت پروژه ها و الصاق مستندات توسط مسئولین پروژه ها
  • امکان تایید درصد پیشرفت پروژه ها
  • ارائه گزارشات با قابلیت Drill-Down جهت پایش اهداف، شاخصها و پروژه ها از سطح کلان تا سطح واحدهای تابعه
  • ارائه نمودارهای روند در هر شاخص،
  • ارائه نمودارهای درصد تحقق اهداف در سطح سازمان،
  • ارائه نمودارهای مقایسه ای
  • استفاده از گزارش ساز برای طراحی و چاپ گزارش با فرمت دلخواه
  • امکان تعریف داشبوردهای مدیریتی برای هر مدیر با توجه به مسئولیت وی
  • ارائه گزارشات کنترل پیشرفت پروژه ها
ارزیابی عملکرد سازمان
ارزیابی عملکرد سازمان
ارزیابی عملکرد سازمان

ماژول عارضه یابی و بهبود

در این بخش مسئول شاخص در خصوص شاخصهایی که در دوره جاری در وضعیت هشدار یا نامطلوب قرار دارند عارضه یابی کرده و شرح عارضه را می نویسد همچنین راهکارهای بهبود شاخص را بیان می کند. عارضه ها و راهکارهای بیان شده توسط مسئولین شاخص به مدیر ارزیابی ارجاع می شود و به عنوان اطلاعات تحلیلی در تعریف پروژه های بهبود مورد استفاده قرار می گیرد.

  • امکان ثبت عارضه موجود که منجی به ضعف عملکرد شاخص شده است
  • امکان ثبت پیشنهاد اصلاحی
  • امکان ثبت راهکار بهبود شاخص
  • امکان تعریف پروژه های بهبود
ارزیابی عملکرد سازمان

ماژول نگاشت فرایندها و و ارزیابی شاخصهای فرایندی

  • امکان تعریف فرایندهای اصلی، زیر فرایندها و فعالیتها و نگاشت فرایندها
  • امکان تعریف شاخصهای ارزیابی فرایندها
  • محاسبه شاخصهای فرایندی و نمایش وضعیت شاخصها در نگاشت فرایند
ارزیابی عملکرد سازمان

ماژول ماتریس مشارکت

  • امکان تعریف سهم هر واحد سازمانی از تحقق هر هدف و اجرای هر پروژه
  • سنجش امتیاز عملکرد هر واحد سازمانی بر مبنای میزان تحقق اهداف و پیشرفت برنامه ها
  • رتبه بندی واحدهای سازمانی ستاد و صف

 

ماژول کارت امتیازی فردی IBSC

  • امکان تعریف پرسنل هر واحد سازمانی
  • امکان تعریف شاخص های عملکردی برای هر شغل
  • امکان تعیین سهم هر کارمند از شاخصها و پروژه های سازمانی
  • محاسبه امتیاز عملکرد به تفکیک پرسنل

پیوست 2: معرفی سیستم ارزیابی کارکنان PAS-Master

سیستم PAS-Master به عنوان یکی از زیر سیستمهای مدیریت عملکرد، وظیفه سنجش عملکرد کارکنان سازمان را بر مبنای قابلیتها و شایستگی های رفتاری و فعالیتها و شاخصهای عملکردی به عهده دارد. در این سیستم دوره های ارزیابی ای که می خواهیم در آنها ارزیابی داشته باشیم ، و نیز چارت سازمانی، و پرسنل تعریف می شوند. سپس مجموعه ای از شاخص های ارزیابی تعریف می شوند و به گروههای پرسنلی تخصیص می یابند و پرسنل هر گروه بر اساس شاخصهای مربوطه به دو صورت ارزیابی می گردند. شاخصهای قضاوت محور با متدولوژی 360 درجه و شاخصهای عملکردی که جنبه کمی دارند به صورت خود اظهای کارمند و تایید مدیر ارزیابی می شوند. سپس امتیاز هر فرد بر اساس تجمیع وزنی دو حوزه محاسبه شده و گزارشهای ارزیابی در سطح فرد، گروه و سازمان به تفکیک شاخص و به صورت تلفیقی قابل استخراج خواهد بود.

ماژولهای اصلی سیستم

ارزیابی عملکرد سازمان

ماژول ارزیابی 360 درجه

در این بخش مدلهای شایستگی رفتاری به تفکیک سطوح شغلی مختلف مانند مدیران، کارشناسان، کارمندان در سیستم تعریف شده و امکان ارزیابی 360 درجه هر فرد توسط مافوق، همکار، زیر دست و خود فرد در سیستم با استفاده از طیف لیکرت فراهم می گردد.

ارزیابی عملکرد کارکنان

 ارزیابی بر مبنای اهداف MBO

یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت کارکنان در برآورده کردن انتظارات مدیران، فقدان شفاف سازی انتظارات و اهداف عملکردی از سوی مدیران است. نکته غم انگیز سیستم های مدیریت عملکرد در خیلی از سازمان های کشورمان این است که کارکنان نمی دانند چه انتظارانی از آنها وجود دارد و بر چه اساسی ارزیابی می شوند! مدیران عموما ایده ای از آنچه می خواهند در ذهن خود دارند، اما آن را به طور روشن برای کارکنان ترسیم نمی کنند. ارزیابی بر مبنای اهداف MBO به عنوان یک شیوه نوین مدیریت عملکرد در پاسخ به همین مسایل ایجاد شده است.

توافق نامه عملکردی چیست؟

توافق‌نامه عملکرد یکی از بهترین روش‌ها برای شفاف‌سازی انتظارات عملکردی است و به عنوان روشی برای افزایش پاسخگویی و مسئولیت پذیری مناسب‌تر کارکنان معرفی می‌شود. در طی یک توافق‌نامه عملکردی مدیر و کارمند در مورد اقداماتی که کارمند قرار است طی یک دوره ارزیابی انجام دهد و همچنین نتایج مورد انتظار از اجرای این اقدامات، به توافق می‌رسند.

این جلسه که به جلسه تعیین اهداف عملکردی یا جلسه توافق نامه عملکردی موسوم است، می بایست در ابتدای هر دوره ارزیابی بین مدیر و تک تک کارکنان زیر مجموعه برگزار گردد. در این جلسه، اهداف و انتظارات، استانداردها و هر چه باید توسط کارمند انجام یا رعایت شود، مورد گفتگوی اقناعی قرار می گیرد. بدیهی است که شاید نتوان همه کارکنان را در همه موارد کاملاً متقاعد کرد، اما فرض و اصل در این مرحله تلاش برای قانع کردن (شدن) است. توصیه شده است که این مرحله نه به صورت مکتوب بلکه در گفتگویی چهره به چهره انجام می‌شود.

در چنین جلساتی است که مدیر می تواند اطمینان پیدا کند که آنچه می گوید توسط کارمند شنیده، فهمیده و پذیرفته شده است. این جلسه را باید به نحوی مدیریت کرد که کارکنان نیز این فرصت و رغبت را پیدا کنند که انتظاراتی که از سازمان و به ویژه از مدیرشان دارند را طرح کنند و در تعیین اهداف نهایی مشارکت جدی داشته باشند. در انتهای جلسه نیز دو طرف توافقنامه نوشته شده را با درج تاریخ توافق، امضا می کنند.

نتیجه این توافق در فرم‌هایی موسوم به فرم توافق‌نامه عملکردی ثبت می‌شود که فرمت آن در ادامه بیان شده است. 

 

فرم توافقنامه عملکرد

 

دوره ارزیابی : خرداد 99

نام و نام خانوادگی :

پست سازمانی :

واحد سازمانی :

لیست اهداف عملکردی

خروجی مورد انتظار

سقف امتیاز از 100

1.

 

 

2.

 

 

3.

 

 

4.

 

 

5.

 

 

امضای مدیر                                                               امضای کارمند

 

 

هر مسئول مافوق در تعیین اهداف عملکردی برای کارمند خود لازم است اهداف مورد انتظار از واحد سازمانی خود را مد نظر قرار داده و اهداف و وظایف پرسنل خود را به گونه ای ترسیم کند که در صورت عملکرد مطلوب پرسنل، اهداف واحد نیز محقق گردد

اهداف سطح کلان سازمان و اهداف واحدها معمولا در نظام برنامه ریزی استراتژیک و کارتهای امتیازی متوازن برای هر واحد تعیین می گردد مدیر واحد باید اهداف عملکردی و وظایف پرسنل خود را به گونه ای تعیین کند که در راستای اهداف واحد سازمانی بوده و تحقق عملکرد پرسنل منجر به تحقق اهداف واحد سازمانی و در نهایت تحقق اهداف سازمان گردد.

 به عنوان مثال برخی اهداف تعریف شده برای یک مدیر منابع انسانی در یک دوره ارزیابی سه ماهه می‌تواند به شرح زیر باشد:

  • بازنگری دستورالعمل و فرم‌های شرح شغل کارکنان برای 50 عنوان شغلی
  • 2. برگزاری 30 نفر ساعت آموزش توسعه رهبری برای مدیران
  • برگزاری رضایت سنجی کارکنان و تحلیل و ارائه نتایج
  • کارمندیابی و جذب 15 اپراتور فنی برای خط تولید

هدفگذاری و برنامه ریزی اول دوره این امکان را فراهم می کند که بتوانیم برای کارکنانی که عنوان شغلی مشابه و به تبع آن شرح شغل رسمی و مکتوب مشابه ای هم دارند اهداف و برنامه های متفاوت داشته باشیم و وظایف و ماموریت های متفاوتی را به آنان واگذار کنیم. علاوه بر اهداف شفاف تعریف شده، شما باید اطمینان پیدا کنید که کارکنان ابزار، آموزش و منابع کافی مثل اطلاعات و زمان لازم برای رسیدن به انتظارات را در اختیار دارند. هر چه هدف و انتظار مشخص تر باشد انتظار دستیابی به نتیجه بیشتر است


اهداف تعریف شده در توافق‌نامه عملکردی می بایست ویژگی های زیر را داشته باشند.


  1. دقیق و مشخص و واقع بینانه باشد.
    2. چالشی، تلاش برانگیز و در عین حال قابل دستیابی باشد.
    3.  برانگیزاننده، معنی دار و ارزشمند باشد.
    4.  قابل اندازه گیری باشد.
    5.  با اهداف کلان سازمان مرتبط و در راستای آن ها باشد.
    6.  مورد توافق طرفین باشد.
    7.  دارای ضرب العجل (سررسید) زمانی باشد.

فرایند مدیریت عملکرد کارکنان

فرایند ارزیابی شامل سه مرحله اصلی است.

1. تعریف اهداف

2. ارزیابی

3. گزارش عملکرد

مراحل پیاده سازی ارزیابی عملکرد
  1. در مرحله تعریف اهداف، در یک تعامل دو طرفه بین مافق و کارمند اهداف، انتظارات و شرح وظایفی که کارمند باید در طی دوره جاری انجام دهد مشخص شده و برای هر یک از آنها خروجی مورد انتظار و سقف امتیاز تعیین می شود
  2. در مرحله گزارش عملکرد، کارمند به صورت روزانه یا هفتگی کارهایی که در راستای هر یک از اهداف، انتظارات و وظایف انجام می دهد را در سیستم ثبت می کند و مافوق گزارش عملکرد کارمند را دیده و نقطه نظرات خود را ارائه می هد.
  3. الف: در مرحله ارزیابی، مافوق بر اساس گزارش عملکرد ثبت شده توسط کارمند و بر اساس خروجی های محقق شده و درصد تحقق هدف مورد انتظار، بخشی یا کل امتیاز تعیین شده را اعطا می کند.

ب: همچنین مافوق در بخش ارزیابی شایستگی ها، فرم ارزیابی شایستگی های رفتاری را به ازای هر یک از کارمندانش تکمیل می نماید.

  1. در نهایت محاسبات سیستم انجام شده و گزارشات کارنامه عملکرد فردی و داشبوردهای مدیریتی از سیستم دریافت می شود.

نمونه ای از فرمهای سیستم در بخش MBO

در این فرم در ابتدای دوره هر مدیر می تواند برای پرسنل زیر مجموعه خود اهداف و انتظارات را تعریف کرده و سقف امتیاز هر هدف را تعیین کند

ارزیابی عملکرد سازمان

در طول دوره در این فرم هر کارمند می تواند اقداماتی که در راستای هر هدف انجام داده است را ثبت کرده و مدیر هم می تواند بازخورد ارائه دهد

ارزیابی عملکرد سازمان

در انتهای دوره در این فرم مدیر می تواند اهداف ثبت شده برای هر کارمند را ارزیابی کرده و امتیاز دهی کند

ارزیابی عملکرد سازمان

نمونه ای از کارنامه رفتاری و عملکردی پرسنل

ارزیابی عملکرد سازمان
ارزیابی عملکرد سازمان

فرم های مربوط به ارزیابی رفتاری

ارزیابی عملکرد سازمان
ارزیابی عملکرد سازمان
ارزیابی عملکرد سازمان

ماژول کارت امتیازی فردی IBSC

در روش IBSC نیاز است که سازمان مدل برنامه ریزی استراتژیک و کارت امتیازی متوازن را پیاده سازی کرده و هر واحد سازمانی دارای اهداف، شاخصهای کلیدی عملکرد و پروژه ها و اقدامات عملیاتی باشند. در اینصورت سهم هر فرد از تحقق هر شاخص و پیشرفت هر پروژه تعیین می شود و امتیاز هر فرد بر اساس سهم از درصد تحقق اهداف و میزان پیشرفت پروژه های واحدسازمانی مربوطه محاسبه می شود.

ماژول ثبت وقایع حساس

در این بخش امکان ثبت وقایع حساس توسط مدیر برای هر کارمند فراهم می باشد. از آنجا که ارزیابی در انتهای دوره اتفاق می افتد، ثبت وقایع حساس این امکان را فراهم می کند که مدیر بتواند در هر لحظه هر اقدام مثبت یا منفی از کامند را که ملاحظه کرد در سیستم ثبت کند و در زمان ارزیابی با مطالعه لیست وقایع ثبت شده امتیاز منصفانه به کارمند بدهد.

گزارش عمکلرد

این بخش امکان ثبت گزارشی از فعالیتهای مهم انجام شده توسط کارمند را فراهم می آورد. مدیر در زمان ارزیابی می تواند گزارش عملکرد ثبت شده توسط کارمند را ببیند و با یادآوری فعالیتهای انجام شده طی ماههای گذشته امتیاز منصفانه ای به عملکرد کارمند بدهد.

توزیع اجباری

استفاده از این ماژول باعث می شود که مافوق در ارزیابی کارمندان ملزم شود که یک توزیع از پیش تعریف شده را در خصوص امتیازات اعطایی به کارمندان رعایت کند. در این صورت مافوق نمی تواند همه کارمندان زیر مجموعه خود را عالی ارزیابی کند و باید بر اساس توزیع تعریف شده درصد مشخصی از کارمندان را در محدوده عالی ارزیابی نموده و مابقی را طبق در رده های دیگر ارزیابی نماید. این ماژول باعث می شود ارزیابی سهل گیرانه و سختگیرانه کنترل شده و ارزیابی ها در مجموع از توزیع تعیین شده تبعیت کنند.

قابلیتها و مشخصات نرم افزار PAS-Master:

  1. تعریف واحد های سازمانی و پرسنل
  • تعریف چارت سازمانی ستاد و واحدهای استانی
  • تعریف پست های سازمانی
  • دسته بندی (قابل استفاده برای تعریف رده ها و رسته های شعلی، نوع قرارداد و …)
  • تعریف پرسنل (امکان تعریف مشخصات شناسنامه ای و سازمانی بری هر فرد)
  • گروه های پرسنلی (امکان تعریف گروههای پرسنلی به صورت پویا برای مثال کارشناسی، کارمندی و کارگری و تخصیص پرسنل به آنها
  • تعریف دوره های ارزیابی (قابل انتخاب از دوره های هفتگی، ماهانه، سه ماهه، شش ماهه و سالانه)
  • تعریف دسترسی های پرسنل (به مدیران و کارکنان)

2.امکان تعریف شاخص ها

  1. تعریف شاخص ها و زیر شاخصهای شایستگی رفتاری و تعیین وزن اهمیتی، فرمول محاسبه و سقف امتیاز و مصادیق رفتاری هر یک از آنها
  2. تعریف شاخصها و زیر شاخصهای عملکردی و تعیین هدف، واحد اندازه گیری و انواع دیتاهایی که فرد باید در خصوص هر شاخص وارد کند (مانند عنوان، تاریخ، مستندات زمان و …)
  3. تخصیص شاخصهای رفتاری و عملکردی به گروههای پرسنلی
  4.  

3.امکان ورود اطلاعات

    • امکان اتصال به انواع پایگاه داده برای استخراج مکانیزه اطلاعات چارت سازمانی و پرسنل
    • امکان ورود اطلاعات به صورت دستی توسط کارکنان از طریق پورتال تحت وب

4.اظهار نظرکارکنان و مدیران

  • امکان خود اظهاری هر کارمند
  • امکان اجرای روش 360 درجه
  • امکان ثبت وقایع حساس توسط مدیران
  • امکان ثبت گزارش عملکرد توسط پرسنل و ارزیابی توسط مدیر

5.امکان محاسبات و رتبه بندی نهایی

  • اجرای روش 360 درجه (در خصوص شاخصهای شایستگی رفتاری امکان تعیین نظر دهندگان در قالب خود فرد، همکار، مدیر، زیر دست و ارباب رجوع وجود دارد)
  • محاسبه فرمولهای همه زیر شاخص ها
  • رتبه بندی کارکنان با استفاده از روش تجمیع وزنی و روش TOPSIS

6.امکان مدیریت کارانه

  • محاسبه پاداش قابل پرداخت به هر نفر
  • محاسبه سهم پاداش هر واحد سازمانی

7.امکان نیازسنجی آموزشی

  • امکان تعریف دوره های آموزشی مورد نیاز برای تقویت هر شایستگی
  • استخراج گزارش نیازسنجی آموزشی بر مبنای امتیاز کسب شده هر فرد

 

8.امکان استفاده از گزارش ساز

  • طراحی گزارشات با فرمت دلخواه در زمان اجرا

9.انواع گزارشات (جدول، نمودار، گزارش قابل پرینت)

  • فردی
    1. کارنامه عملکرد فردی
    2. نمودار عملکردفردی
    3. گزارش نیازسنجی آموزشی
  • گروهی
    1. جدول و نمودار مقایسه افراد در یک گروه یا واحد سازمانی
    2. انحراف معیار در هر شاخص در یک گروه یا واحد سازمانی
    3. مقایسه میانگین در هر شاخص در یک گروه یا واحد سازمانی
    4. امکان محاسبه ضریب همبستگی بین هر دو شاخص قابل انتخاب
    5. گزارش فراوانی پرسنل در سطوح امتیازی مختلف
  • سازمانی
    1. درصد کل ارزیابی شوندگان
    2. بالاترین و پایینترین امتیاز کسب شده در هر شاخص
    3. نیازسنجی آموزشی کل سازمان

معماري سيستم

ارزیابی عملکرد سازمان

مشخصات فني بسترپياده سازي

  • چارچوب مورداستفاده در زير سيستمهاي تحت وب .NET Framework 4.5 باشد
  • محيط توسعه سيستم در زير سيستمهاي تحت وب Visual Studio 2015
  • سيستم مديريت پايگاه داده SQL Server 2014 به بالا می باشد.
  • در زير سيستمهاي تحت وب، واسط هاي کاربري بر مبناي وب بوده و با مرورگرهای استاندارد قابل اجرا می باشد .
  • در زير سيستمهاي تحت وب، از IIS بعنوان Web Serverاستفاده مي شود.

الزامات زيرساخت شبکه و سخت افزار

نرم افزار BSC-Master شامل زير سيستمهاي وب و ويندوز می باشد. مشخصات سرويس دهنده به تعداد کاربران همزمان از نقاط مختلف بستگي دارد براي حدود 100 کاربر حداقل تجهيزات زير مورد نياز است

مشخصات سرويس دهنده وبApplication Server

شرح

مشخصه

Minimum 4 Cores

CPU

8 گیگابایت

RAM

100 گیگابایت

HDD

MS Windows Server 2012 R2  64 bit

Operating System (OS)

MS .NET Framework 4.6

Software الزامی

مشخصات سرويس دهنده پایگاه داده Database Server

 

شرحمشخصه
Minimum 8 CoresCPU
16گیگابایتRAM
300 گیگابایتHDD
MS Windows Server 2012 R2  64 bitOperating System (OS)
MS SQL 2014 (64 bit recommended)Softwareالزامی

پیوست 3 : سوابق اجرایی شرکت بهین گستر گیتی

لازم به ذکر است این سامانه در بیش از 100 سازمان از جمله سازمانهایی در حوزه خدمات گاز رسانی (شرکت ملی گاز ایران، شرکت های گاز استانی اصفهان ، مرکزی ، کردستان ،   یزد ،  کرمان و … همچنین کل پالایشگاهای گازی کشور از جمله پارس جنوبی ،ایلام بید بلند و… ) و سایر شرکتهای دولتی و خصوصی نظیر مخابرات تهران، شرکت پست و … به بهره برداری رسیده است.

ارزیابی عملکرد سازمان
ارزیابی عملکرد سازمان